Business : qui gère la facturation dans une entreprise ?
Dans le cadre des interactions de l’entreprise avec les clients, la facturation doit être gérée avec soin. Elle permet notamment de matérialiser la transaction financière liée à la vente ou à la prestation délivrée et constitue une pièce justificative en comptabilité & en fiscalité.
Le coin des entrepreneurs vous propose un dossier pratique sur la gestion de la facturation de l’entreprise qui aborde les thèmes suivants :
- les règles à respecter en matière de facturation,
- l’organisation de la facturation,
- la mise en place d’un système de facturation.
Quelles sont les règles à respecter pour gérer la facturation ?
Plusieurs aspects des opérations de facturation sont régis par la loi. Ceux-ci incluent :
- la nécessité d’émettre des factures,
- le délai dans lequel elles doivent être livrées,
- le type de support de facturation à utiliser,
- le type de logiciel de facturation (à partir de 2018),
- le contenu des lignes requises sur les factures
- et les exigences de stockage pour ces éléments de campagne.
Les entreprises saisies avec le poids de l’exigence de facturation
Tout d’abord, les professionnels ont une obligation de facturation. Il est nécessaire d’émettre des factures : pour tout achat professionnel ou service rendu, pour toute vente en ligne ou par correspondance, pour toute livraison aux enchères publiques d’objets d’occasion, d’œuvres d’art, de collection ou d’antiquités, pour tout service rendu à un particulier dont le montant TTC est d’au moins 25 euros, ou si un particulier demande une facture.
Si nécessaire, vous avez la possibilité de sous-traiter votre facturation en donnant mandat à une autre personne de les établir dans votre nom et pour votre compte.
La date d’établissement de la facturation
Les règles suivantes s’appliquent quant à la date à laquelle la facture doit être établie : en cas de vente, la facture est généralement établie lors de l’acceptation de la commande ou, si elle intervient ultérieurement, lors de l’expédition.
Pour les prestations de services : la facture est en principe établie le jour où la prestation est achevée. Il doit y avoir au moins deux copies de chaque facture créée : une copie envoyée au client et une autre conservée par l’entreprise. Pour plus d’informations : la date de remise des factures aux clients.
Les supports à utiliser pour la facturation
Il est possible d’établir des factures sous forme papier ou numérique. L’utilisation de la facturation électronique est autorisée par l’administration fiscale à condition d’utiliser l’une des méthodes suivantes :
- la signature électronique,
- l’échange de données informatisées pour la télétransmission des factures,
- la solution technique autre que la signature électronique ou le formulaire papier, dès lors que des contrôles permanents documentés sont mis en place par l’entreprise et permettent d’établir une piste d’audit fiable entre la facture émise ou reçue et les biens livrés ou service rendu.
En outre, l’administration fiscale convient qu’une facture établie sous forme papier puis numérisée, envoyée et reçue numériquement compte comme une facture électronique. La facture générée numériquement doit être sécurisée par une signature électronique. La copie papier originale de la facture est toujours requise.
Comment organiser correctement la facturation ?
Pour bien gérer la facturation, vous devez mettre en place un système qui commence par la création de la facture du client et se poursuit jusqu’au suivi de son paiement intégral.
Le pilote des facteurs de facturation
Afin de commencer à facturer un client, l’événement déclencheur ou l’heure à laquelle la facturation doit commencer doit être clairement défini. Plus vite un client est facturé, plus tôt l’entreprise recevra le paiement du client.
La procédure de facturation
De plus, la procédure de facturation doit être spécifiée en détail. qui est responsable de la facturation ? Quel logiciel la personne autorisée doit-elle utiliser pour créer la facture ? Comment les détails pertinents à des fins de facturation lui sont-ils envoyés ? Quand et comment une facture doit-elle être envoyée au client ? Dans quelle mesure contrôlez-vous la facturation ?
La facturation et le respect des règles clients étroitement surveillés
Le suivi du paiement des factures et, si nécessaire, la prise de contact avec les clients en retard sont des responsabilités cruciales pour chaque entreprise. Afin de maximiser les paiements des clients et la trésorerie de l’entreprise, un processus bien défini doit être mis en place à ce niveau.
Lorsqu’un retard de paiement est découvert, le service client doit agir rapidement. De plus, après quelques rappels, vous devez entrer en contact avec le client pour clarifier la situation puis, si nécessaire, lui envoyer un avis de changement d’adresse définitif.
Les entreprises qui desservent une clientèle très variée (particuliers, entreprises, etc.) ont besoin d’un moyen de regrouper les clients ayant des exigences de facturation similaires. Ce travail permet de suivre plus facilement les paiements des clients et de renouer avec eux.